Maak gebruik van de antwoordservice

Steeds meer bedrijven kiezen voor het gemak van een telefonische antwoordservice. In dat geval beantwoorden ze niet zelf de telefoon, maar laten ze dit over aan een extern bedrijf. Na ieder telefoontje worden ondernemers via mail of via sms op de hoogte gebracht van wie er gebeld heeft en kunnen ondernemers vervolgens zelf kiezen wie ze wel en niet meteen terug bellen. 

Zo wordt de klant altijd op professionele wijze te woord gestaan

Kies je voor een antwoordservice, dan worden telefoontjes beantwoord door medewerkers van een extern bedrijf. Er zijn verschillende soorten services beschikbaar. Zo kan het callcenter de beller met je doorverbinden, er kan ook standaard gekozen worden voor het zelf afhandelen van het telefoontje. Wat dat betreft is deze service zeer flexibel. De mensen die de telefoon namens jouw bedrijf opnemen moeten in staat zijn eenvoudige vragen zelf te beantwoorden aan de hand van de FAQ of een speciaal geschreven belscript. Zo weet je in elk geval zeker dat de telefoontjes op de juiste wijze beantwoord worden en dat klanten bij eenvoudige vragen meteen verder worden geholpen. 

Voor als je op vakantie bent of jij je wilt controleren

Je kunt voor een antwoordservice kiezen als je beter bereikbaar wilt zijn of je zelf minder telefoongesprekken wilt voeren. Dat kan het geval zijn als jij je een middag of dag volledig wilt kunnen concentreren. Je kunt kiezen voor een dergelijke service als je zelf een vergadering hebt, je onderweg bent, je vakantie viert of wanneer je in gesprek bent. Je kunt ervoor kiezen dat de telefoontjes wel bij jouw bedrijf binnenkomen, maar dat ze na drie keer overgaan automatisch richting de antwoordservice gaan. En zo zijn er heel erg veel mogelijkheden met deze service. 

Zelf inspraak in de wijze van het beantwoorden van de telefoon

Uiteraard heb je zelf inspraak in de wijze waarop de antwoordservice de telefoon namens jouw bedrijf aanneemt. Je kunt aangeven wat de tone of voice is die jij graag wenst en je kunt het hebben over de vragen die je verwacht dat de service moet kunnen beantwoorden. Het opnemen van de telefoon is niet voor iedereen weggelegd. En dat terwijl het wel een manier is waarmee je een eerste indruk geeft. Daarom is het helemaal zo gek nog niet om voor een antwoordservice te kiezen. Die medewerkers zijn er op getraind en weten exact hoe ze iemand zo vriendelijk mogelijk te woord kunnen staan.

Mail of SMS met de naam en het telefoonnummer van de beller

Bovendien ontgaat je niets. Dit omdat je na elk telefoontje een mail krijgt waarin staat wie er gebeld heeft en wat het onderwerp wat het telefoontjes precies was. Voorts krijg je een nummer waarop de beller zelf bereikbaar is. Kun je zelf bepalen of het de moeite waard is om meteen terug te bellen of om dit later te doen. Het inschakelen van een antwoordservice komt eerder professioneel over de getrainde callcenter medewerkers nemen namens jou de telefoon op waardoor bellers veronderstellen dat het iemand is die bij jou in dienst is. En dat terwijl binnen de eigen organisatie er soms mensen zijn die maar beter niet de telefoon opnemen. Dit omdat ze ze daar gewoon niet geschikt voor zijn en de beller niet altijd meteen een goede indruk zullen geven. Ben je ook geïnteresseerd in een antwoordservice en wil je weten wat het voor jou kan betekenen? Kijk dan eens op www.secretaria.nl.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *